Как стартапу автоматизировать бухгалтерию и управленческий учёт без лишних затрат

Для стартапа автоматизация бухгалтерии и управленческого учёта часто кажется задачей второго плана. На первых этапах основное внимание предприниматели уделяют продукту, поиску клиентов, продажам и привлечению инвестиций. Однако по мере роста компании ручная обработка документов, таблицы Excel и разрозненные сервисы начинают отнимать всё больше времени. Поэтому выстраивать систему учёта лучше заранее, но при этом не тратить значительную часть бюджета на сложное внедрение.

Если в компании уже используется программное обеспечение предыдущего поколения, необязательно сразу отказываться от него и переносить все данные в новую систему. Например, 1С 7.7 до сих пор может использоваться организациями, где программа адаптирована под конкретные бизнес-процессы, содержит накопленную историю операций и продолжает справляться с текущими задачами. В такой ситуации иногда экономически разумнее обеспечить корректную работу существующей системы, а автоматизацию новых процессов выполнять постепенно.

Почему стартапу вообще нужна автоматизация

На первых порах небольшая компания может вести часть учёта вручную. Несколько сотрудников способны самостоятельно формировать таблицы, контролировать платежи, выставлять счета и собирать информацию для руководителя.

Проблемы появляются тогда, когда количество операций начинает расти.

Увеличивается число клиентов, поставщиков и сотрудников, появляются новые банковские операции, договоры, счета, акты, накладные и другие документы. Информация начинает храниться в нескольких местах, а сотрудникам приходится переносить одни и те же данные из одной системы в другую.

В результате предприниматель сталкивается сразу с несколькими проблемами:

• увеличивается количество ручной работы;
• возрастает вероятность ошибок;
• становится сложнее контролировать финансовые показатели;
• руководитель получает информацию с задержкой;
• сотрудники тратят время на подготовку отчётов;
• становится сложнее прогнозировать движение денежных средств;
• появляется зависимость от отдельных сотрудников, которые знают, где и какие данные хранятся.

Автоматизация позволяет решить значительную часть этих проблем без необходимости превращать небольшой стартап в сложный IT-проект.

Не нужно автоматизировать всё сразу

Одна из главных ошибок начинающих компаний — попытка автоматизировать абсолютно все процессы одновременно.

Предприниматель может потратить значительный бюджет на внедрение CRM, ERP, электронного документооборота, складского учёта, интеграций с банками и других инструментов, хотя на текущем этапе бизнесу необходима только часть этих возможностей.

Гораздо эффективнее определить процессы, которые уже сейчас создают максимальную нагрузку.

Например, если сотрудники каждый день вручную переносят банковские операции в таблицы, автоматизация банковского обмена даст гораздо больший эффект, чем внедрение сложной системы аналитики, которой пока никто не пользуется.

Поэтому начинать стоит с простого вопроса:

Какая ручная операция регулярно занимает много времени и при этом не создаёт дополнительной ценности для клиента?

Именно такие процессы обычно становятся первыми кандидатами на автоматизацию.

Бухгалтерский и управленческий учёт — не одно и то же

При построении системы учёта важно разделять бухгалтерскую и управленческую информацию.

Бухгалтерский учёт необходим для корректного отражения хозяйственных операций, подготовки обязательной отчётности и соблюдения требований законодательства.

Управленческий учёт нужен прежде всего собственнику и руководителю. Он позволяет ответить на вопросы:

• сколько компания реально заработала;
• какие направления наиболее прибыльны;
• сколько денег находится в обороте;
• какие расходы растут быстрее всего;
• сколько должны клиенты;
• сколько компания должна поставщикам;
• какие проекты или подразделения приносят результат;
• хватит ли денежных средств для выполнения текущих обязательств.

В небольшом бизнесе эти два направления могут использовать общую информационную базу, но задачи у них разные. Поэтому при автоматизации стоит заранее определить, какие показатели нужны не бухгалтеру, а именно руководителю.

Начните с единого источника данных

Одна из наиболее распространённых проблем небольших компаний — информация распределена между несколькими таблицами, мессенджерами, почтовыми ящиками и программами.

Например, данные о продажах находятся в CRM, информация о платежах — в интернет-банке, себестоимость рассчитывается в Excel, а бухгалтерские операции отражаются в отдельной программе.

Само по себе использование нескольких систем не является проблемой. Проблемой становится отсутствие связи между ними.

Если сотруднику приходится вручную переносить данные между системами, рано или поздно появляются ошибки.

Поэтому при автоматизации желательно определить основной источник информации и настроить обмен данными с другими сервисами. Даже простая интеграция может значительно сократить объём ручной работы.

Какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь

Для большинства небольших компаний наиболее заметный эффект дают несколько направлений.

Работа с первичными документами

Счета, акты, накладные и другие документы могут формироваться автоматически на основе уже имеющейся информации.

Это позволяет не вводить одни и те же реквизиты несколько раз и уменьшает вероятность ошибок.

Банковские операции

Автоматический обмен с банком позволяет быстрее отражать поступления и платежи в системе учёта.

Для руководителя это особенно важно, поскольку актуальная информация о денежных средствах нужна не только бухгалтерии, но и для принятия оперативных решений.

Контроль дебиторской задолженности

Система может показывать, какие клиенты уже должны оплатить счета, какие платежи просрочены и какой объём денежных средств ожидается в ближайшее время.

Для стартапа это критически важно: даже прибыльный бизнес может испытывать финансовые трудности, если деньги от клиентов поступают слишком поздно.

Учёт расходов

Автоматизированный учёт позволяет группировать расходы по категориям, проектам, подразделениям или направлениям деятельности.

Вместо общего вопроса «куда уходят деньги?» руководитель получает более конкретную картину расходов.

Управленческие отчёты

Необязательно создавать десятки сложных отчётов. На начальном этапе может быть достаточно нескольких ключевых показателей: выручка, расходы, прибыль, остаток денежных средств, дебиторская задолженность и обязательства компании.

Главное — чтобы эти показатели формировались регулярно и на основе актуальных данных.

Как сократить расходы на автоматизацию

Автоматизация не обязательно означает дорогостоящее внедрение.

Сэкономить можно уже на этапе постановки задачи.

Первое правило — не покупать функциональность «на будущее», если она не нужна сейчас. Стартап может вырасти через год, но заранее оплачивать сложные возможности, которыми никто не будет пользоваться в ближайшие месяцы, не всегда рационально.

Второе — использовать уже имеющуюся инфраструктуру. Если в компании работает определённая система учёта и она закрывает основные задачи, не всегда есть необходимость немедленно заменять её полностью.

Третье — внедрять изменения поэтапно. Сначала можно автоматизировать бухгалтерские операции, затем подключить управленческую аналитику, после этого — интеграции с CRM, сайтом, банком или складской системой.

Такой подход позволяет распределить затраты во времени и одновременно контролировать результат каждого этапа.

Когда не стоит спешить с переходом на новую систему

Замена программного обеспечения сама по себе не является автоматизацией.

Если действующая система стабильно работает, сотрудники знают её возможности, а в базе накоплена многолетняя история операций и большое количество специфических настроек, переход может оказаться достаточно сложным проектом.

Перед миграцией стоит оценить:

• какие функции используются ежедневно;
• какие доработки были сделаны специально под компанию;
• насколько легко перенести справочники и историю операций;
• какие интеграции придётся создавать заново;
• сколько времени потребуется на обучение сотрудников;
• какие риски возникают при переносе данных;
• действительно ли новая система даст заметный экономический эффект.

Иногда оптимальным решением становится не полный отказ от существующего программного обеспечения, а его сопровождение и постепенное развитие.

Как оценить эффективность автоматизации

Чтобы понять, оправданы ли расходы на автоматизацию, полезно заранее определить измеримые показатели.

Например, компания может сравнить:

До автоматизации:

• 30 часов работы сотрудников в месяц на ручной ввод;
• несколько часов на подготовку отчётности;
• регулярные ошибки при переносе данных;
• информация о задолженности обновляется с задержкой.

После автоматизации:

• ручной ввод сокращён до нескольких часов;
• отчёты формируются автоматически;
• данные синхронизируются между системами;
• руководитель получает актуальную информацию в течение рабочего дня.

Такой подход позволяет оценивать автоматизацию не по количеству приобретённых программ, а по реальному результату для бизнеса.

Не забывайте о человеческом факторе

Даже самая дорогая система не принесёт пользы, если сотрудники не понимают, как ей пользоваться.

Перед внедрением необходимо определить ответственных за основные процессы и сформировать понятные правила работы с системой.

Важно также избегать ситуации, когда только один сотрудник знает, как устроен учёт. Если вся информация о настройках и бизнес-процессах находится исключительно у одного специалиста, компания становится зависимой от его присутствия.

Хорошая система автоматизации должна быть понятной не только разработчику или администратору, но и обычным пользователям.

Постепенная автоматизация лучше масштабного проекта

Для стартапа особенно актуален принцип «сначала необходимое, потом дополнительное».

На первом этапе можно автоматизировать базовый финансовый контур: бухгалтерский учёт, платежи, документы и контроль задолженности.

Когда компания вырастет, к нему можно добавить:

• CRM;
• складской учёт;
• управление закупками;
• электронный документооборот;
• интеграцию с интернет-магазином;
• расширенную управленческую отчётность;
• автоматическое формирование аналитических показателей.

При этом важно, чтобы новые инструменты не создавали дополнительные островки информации, а дополняли уже существующую систему.

Почему сопровождение иногда выгоднее полной замены

Отдельно стоит рассматривать ситуации, когда бизнес уже много лет работает в определённой системе.

В таком случае расходы связаны не только с покупкой нового программного обеспечения. Потребуется перенос данных, настройка новых процессов, тестирование, обучение персонала и, возможно, разработка новых интеграций.

Поэтому перед принятием решения о миграции полезно сравнить два сценария: стоимость полного перехода и стоимость дальнейшего сопровождения существующего решения.

Для компаний, которые продолжают использовать старые версии программ, в том числе 1С 7.7, профессиональная поддержка может быть способом сохранить привычный рабочий процесс и одновременно постепенно подготовить бизнес к дальнейшей цифровизации.

Как выбрать подрядчика для автоматизации

Если собственных специалистов недостаточно, стартап может привлечь внешнего специалиста или компанию по автоматизации.

При выборе подрядчика стоит обращать внимание не только на стоимость работ.

Хороший подрядчик должен сначала разобраться в бизнес-процессах компании и только потом предлагать конкретное решение. Если исполнителю требуется лишь список технических задач без понимания того, зачем они нужны бизнесу, существует риск получить функциональную, но неудобную систему.

Также полезно заранее уточнить:

• что входит в стоимость работ;
• как осуществляется техническая поддержка;
• кто отвечает за исправление ошибок;
• как документируются настройки;
• можно ли расширять систему в будущем;
• как выполняется резервное копирование;
• кто будет иметь доступ к данным;
• сколько будет стоить дальнейшее сопровождение.

Для компаний, которые используют решения 1С и нуждаются в консультациях, доработках или техническом сопровождении, одним из вариантов является обращение к специализированным поставщикам услуг. Компания Soft73 работает как с версией 1С 7.7, так и с решениями на базе 1С 8, выполняя необходимые доработки, настройку и обслуживание программных продуктов. Это позволяет поддерживать как уже давно используемые системы, так и более современные решения 1С в соответствии с текущими задачами бизнеса.

Автоматизация должна помогать бизнесу, а не усложнять его

Главная цель автоматизации стартапа заключается не в том, чтобы внедрить как можно больше программ.

Задача гораздо проще: сократить ручной труд, уменьшить количество ошибок, ускорить получение информации и дать руководителю возможность принимать решения на основе актуальных данных.

Поэтому оптимальная стратегия для небольшой компании — двигаться постепенно. Сначала автоматизировать наиболее трудоёмкие операции, затем объединять разрозненные источники информации, после чего добавлять инструменты аналитики и интеграции.

При таком подходе автоматизация становится не отдельным дорогостоящим IT-проектом, а частью развития бизнеса. Компания получает возможность расти без пропорционального увеличения административной нагрузки, а вложения в автоматизацию начинают окупаться за счёт экономии времени, снижения количества ошибок и более эффективного управления ресурсами.